“We brengen miljoenen gedigitaliseerde pagina’s online voor de Koninklijke Bibliotheek” B-Synergy collega Susanne van Erp werkt als projectleider voor de Koninklijke Bibliotheek (KB) in Den Haag. Ze startte hier al in 2015, als functioneel ontwerper voor de webapplicatie Het Geheugen van Nederland. Een korte klus van 4 maanden. Maar 5 jaar later is ze er nog steeds. “Na Het Geheugen van Nederland volgde diverse andere projecten. Inmiddels ben ik alweer enige tijd projectleider voor het Content Releaseteam van de KB. Ik heb het nog steeds erg naar mijn zin. Mijn werk voor Delpher verveelt geen dag!”
Wat doet het Content Releaseteam precies?
Susanne: “De KB is een museum, een erfgoedinstelling voor het geschreven woord. Alle in Nederland uitgegeven boeken worden hier bewaard. Naast boeken worden er ook miljoenen oude kranten en tijdschriften bewaard. Dit gebeurt in de KB en in andere erfgoedinstellingen in Nederland, zoals universiteitsbibliotheken, musea en stadsarchieven. Onze opgeschreven geschiedenis, opgeslagen in meterslange magazijnstellingen, is een schat van waarde. De uitdaging van het Content Releaseteam is om deze informatie online vindbaar, doorzoekbaar en inzichtelijk te maken. Alles draait hier om digitalisering en data.”
De Koninklijke Bibliotheek is dus verre van stoffig of oubollig?
“Zeker”, lacht Susanne. “We hebben het hier over miljoenen pagina’s die we catalogiseren, digitaliseren en scannen om vervolgens online te zetten op het platform www.delpher.nl. Dit is een intensief traject. De KB is een IT-gedreven organisatie. Als projectleider van het Content Releaseteam werk ik met mijn collega’s aan het verwerken en indexeren van de databestanden. In 2016 waren we hier, als nieuw team, onervaren in. Maar inmiddels staat er een goed op elkaar ingespeeld productieteam dat maandelijks ‘nieuwe’ gedigitaliseerde content online brengt op Delpher. Daar ben ik heel trots op!”
Een IT-gedreven organisatie: wat houdt dat in?
“Naast branche specifieke applicaties ontwikkelt de IT-afdeling van de KB ook veel software in eigen huis. Als scrummaster faciliteer en ondersteun ik daarbij. Dat is niet altijd even eenvoudig. Soms is de organisatie wat stroperig, zoals bij veel overheden het geval is. Door het project goed af te bakenen kunnen we toch stappen zetten.”
Wat is jouw stijl als projectleider en scrummaster?
“Bovenal probeer ik een team te bouwen. Door bijvoorbeeld te werken aan de zachte kant, goed te communiceren en ervoor te zorgen dat we elkaar begrijpen. Het is belangrijk om duidelijkheid te creëren en af te bakenen. Ik ben met KPI’s en prognoses gaan werken om inzichtelijk te maken wat we samen presteren en wat we met de juiste veranderingen en innovaties kunnen bereiken. Het maakt het team enthousiast en we behalen onze doelen. Retrospectieven zijn zo belangrijk! Daarbij betrek ik ook stakeholders en het management. Het is handig om de juiste mensen te leren kennen binnen de organisatie. Ik kom uit het bedrijfsleven, waar investeringen meetbare waarde moeten toevoegen en Agile werken de norm is. Bij een overheid werkt dat toch anders. Maar de eerste stapjes zijn gezet.”
Ook jij werkt op dit moment vanwege de coronamaatregelen op afstand: hoe gaat dat?
“De KB is inderdaad op slot, maar voor mijn werk is dit geen probleem. Sterker nog: als online team zijn we zelfs effectiever! We werken met digitale bestanden en online applicaties. En waar vergaderen door een gebrek aan beschikbare vergaderzalen voorheen lastig was, is iedereen via Teams goed bereikbaar. Ook voor een gezellig praatje. Wel mis ik de lunchwandelingen in het Haagse Bos en het gebouw met de fysieke boeken. Dat heeft toch iets magisch!”
Nieuwsgierig wat een Koen op een dag doet? lees dan hier zijn blog over een dag bij B-Synergy
